Informationen für Kund*innen, Auftragnehmer*innen und Mitarbeiter*innen

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Die wichtigsten Informationen haben wir für Sie zusammengefasst.

Einführung Was will das neue Gesetz erreichen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie. Das Gesetz schützt Personen, die im Rahmen der Arbeit Gesetzesverstöße melden. Das Gesetz verlangt von Arbeitgeber*innen sichere interne Meldekanäle.

Hinweisgeber*innen Wer kann den Kanal nutzen?

In unserem Fall: Kund*innen, Auftragnehmer*innen, Leiharbeiter*innen und Mitarbeiter*nnen

Themen Was kann ich als Hinweisgeber*innen melden?

Hinweisgeber*innen dürfen nur bestimmte Sachverhalte melden: ✓ Strafbewehrte Verstöße: das Tun oder Unterlassen von Dingen, für die es eine rechtliche Strafe wie zum Beispiel Gefängnis gibt ✓ Bußgeldbewehrte Verstöße: das Tun oder Unterlassen von Dingen, für die es ein Bußgeld gibt – jedoch nur wenn es um den Schutz von Leben und Gesundheit geht oder den Schutz von Beschäftigten und deren Vertretung ✓ Bestimmte Verstöße gegen EU-Recht und deutsches Recht wie zum Beispiel Geldwäsche und Terrorismus

Meldeform Wie kann ich ein Verstoß melden?

Hinweisgeber*innen können persönlich, telefonisch oder schriftlich in Textform einen Verstoß melden. Sie können entweder die internen oder externen Meldestellen nutzen. Auf Wunsch bleiben Hinweisgeber*innen anonym.

Ablauf Was passiert bei einer konkreten Meldung?

Die Meldestelle dokumentiert alle eingehenden Hinweise. Die Hinweisgeber*innen erhalten Antworten mit folgenden Inhalten: a) geplante Schritte, b) bereits erfolgte Schritte und c) Gründe für die erfolgten Schritte. Drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten gelöscht.

Meldestelle Wie erreiche ich als Hinweisgeber*in die Meldestelle?

Wir haben mit der Betreuung unseres internen Meldekanals eine externe Kanzlei beauftragt. Wir bitten mögliche Hinweisgeber*innen, gegebenenfalls die Kanzlei zu kontaktieren: Rechtsanwaltskanzlei Dr. Stankewitz & Coll. – Rechtsanwälte und Notare Schillerstraße 10, 28195 Bremen, E-Mail: info@dr-stankewitz.de Ihr Ansprechpartner: Herr Rechtsanwalt Tom-Ole Stankewitz

 

Hinweise zum Datenschutz für die Nutzung des Hinweisgebersystems

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Nachfolgend möchten wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, welche Sie uns im Rahmen einer Anzeige bzw. eines Hinweises über mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Regelungen („Regel-Verstöße“) mitteilen, informieren.

Der Hinweis kann per E-Mail, telefonisch oder per Post an unsere externe Ombudsstelle (Rechtsanwaltskanzlei Dr. Stankewitz & Coll.), die diesen nach einer ersten Stichhaltigkeitsprüfung an uns zur weiteren Aufklärung weiterleitet. Unsere Ombudsstelle ist zur Einhaltung der Vertraulichkeit verpflichtet und übermittelt Meldungen an uns grundsätzlich anonym. Nur ein sehr kleiner Kreis ausdrücklich autorisierter und zur Vertraulichkeit verpflichteter Mitarbeitender erhält das Ergebnis der Stichhaltigkeitsprüfung. Die Kommunikation mit der Ombudsperson erfolgt stets verschlüsselt.

Sofern sich einzelne Hinweise als grob fahrlässig oder vorsätzlich erteilte unrichtige Informationen erweisen, kann Ihre Identität nicht vertraulich behandelt werden. In bestimmten Fällen besteht die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen gemäß des gesetzlichen Transparenzgebots zu informieren. Dies trifft regelmäßig zu, sofern die Informationserteilung an die beschuldigte(n) Person(en) die konkrete Hinweisaufklärung nicht mehr beinträchtigen kann. Sofern keine gesetzlichen Ausnahmen vorliegen wird Ihre Identität als hinweisgebende Person nicht offengelegt und es wird sichergestellt, dass keine anderweitigen Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind.

Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Rahmen des Eingangs von Meldungen, die Stichhaltigkeitsprüfung und Dokumentation ist die Rechtsanwaltskanzlei Dr. Stankewitz & Coll. – Rechtsanwälte und Notare, Schillerstraße 10, 28195 Bremen, E-Mail: info@dr-stankewitz.de.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung bei Offenlegung der Identität gegenüber der Zuständigen Stelle nach Maßgabe des § 9 Abs. 3 und 4 HinSchG sowie für die Verarbeitungen im Zusammenhang mit der Durchführung von Folgemaßnahmen ist die ORION Hausverwaltung GmbH, Schlachte 12–14, 28195 Bremen, Telefon: 0421 34962 0, E-Mail: info@orion-hausverwaltung.de.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Neben den Inhalten Ihres Hinweises werden dabei insbesondere folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:

• Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• Position im Unternehmen (sofern Sie für uns tätig sind)
• Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
• Eingangsbestätigung Ihres Hinweises und die weitere Kommunikation mit Ihnen,
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in Ihrem Hinweis genannt sind.

Bitte beachten Sie, dass Informationen über den Gegenstand Ihres Hinweises und die dort genannten Personen von der Ombudsstelle an uns weitergegeben werden können, sofern dies für die Durchführung interner Untersuchungen oder die Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich ist. Sofern in diesem Zusammenhang Rückschlüsse auf Ihre Identität absehbar sind, werden die Informationen nur weitergeleitet, sofern Sie Ihre Einwilligung gemäß § 9 Abs. 3 HinSchG erteilt haben.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden im Rahmen der geltenden Gesetze insbesondere für die folgenden konkreten Compliance- und Aufklärungszwecke verarbeitet:

• Untersuchung der Plausibilität von zugetragenen Hinweisen: Vor der Einleitung von Aufklärungsmaßnahmen wird unter anderem geprüft, ob die von Ihnen übermittelten Hinweise plausibel erscheinen und auf einen Regelverstoß durch einen unserer Beschäftigten schließen lassen.
• Aufklärung von Fehlverhalten: Handelt es sich um einen plausiblen Hinweis, können Aufklärungsmaßnahmen zur Aufklärung des Sachverhalts sowie möglicher Verstöße oder Straftaten durchgeführt werden. Hierzu werden die in Ihrem Hinweis enthaltenen Informationen sowie weitere verfügbare Informationen herangezogen und verarbeitet. Dies betrifft beispielsweise die Aufdeckung und Ahndung von Betrugshandlungen, Korruption, Steuerstraftaten, Kartellverstößen, Geldwäsche oder sonstigen Wirtschaftsdelikten oder auch von Verletzungen unserer internen Verhaltensgrundsätze (Code of Conduct).
• Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens: Wird im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung ein Verstoß festgestellt, können Folgemaßnahmen (Sanktionen) gegenüber den Beschuldigten Personen ergriffen werden. Weiterhin fließen die Ergebnisse der Aufklärungsmaßnahmen - soweit sie dafür geeignet sind - auch in allgemeine, präventive Compliance-Maßnahmen (z.B. Schulungen) ein und tragen so dazu bei, dass künftige arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen oder Straftaten von Beschäftigten verhindert oder erschwert werden.
• Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: Sofern ein Verstoß festgestellt wurde, können die im Zuge der Sachverhaltsaufklärung erhobenen Informationen dazu herangezogen werden rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren bzw. drohenden wirtschaftlichen oder sonstige Schäden von der betroffenen Gesellschaft oder Person abzuwenden.
• Entlastung von Beschäftigten: In Abstimmung mit der jeweils betroffenen Person(en) werden gegebenenfalls auch geeignete Aufklärungsmaßnahmen ergriffen, sodass mögliche Vorwürfe gegen zu Unrecht in Verdacht geratene Betroffene aufgeklärt und diese entlasten werden können.
• Umsetzung Mitwirkungspflichten: Gegebenenfalls müssen wir aufgrund gesetzlicher Mitwirkungspflichten die im Rahmen der Aufklärungsmaßnahmen erhobenen Daten an Strafverfolgungsbehörden oder sonstige Behörden weiterleiten. Dies kann beispielweise der Fall sein, wenn eine Strafverfolgungsbehörde als Folge einer Aufklärungsmaßnahme ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen einen Betroffenen einleitet.

Die Datenverarbeitungen erfolgen grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 S. 1 HinSchG. Die oben genannten Datenverarbeitungen können je nach Verarbeitungszweck aber auch auf Grundlage anderer Vorschriften erfolgen. Insbesondere gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit

• §§ 16 ff. HinSchG zu Zwecken der Einrichtung sowie Gestaltung der internen Meldestelle, der Durchführung eines internen Verfahrens oder der Ergreifung von Folgemaßnahmen.
• § 11 HinSchG zu Erfüllung der Dokumentationspflichten. Für die Aufzeichnung oder wortgetreue Protokollierung Ihres telefonisch oder mittels einer Sprachmitteilung erfolgten Hinweises benötigen wir Ihre Einwilligung. Diese werden wir in diesem Fall gesondert einholen und dokumentieren.

Sofern zur Erfüllung der Aufgaben der Meldestelle die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten zwingend erforderlich ist, erfolgt diese gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 10 Satz 2 HinSchG.

In Einzelfällen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen überwiegen. Dies kann insbesondere im Zusammenhang mit Geltendmachung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen, der Entlastung von Beschäftigten, der Prüfung der Relevanz für andere Gesellschaften und der Verbesserung der Compliance-Strukturen der Fall sein.

Empfänger Ihrer Daten
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern eine Übermittlung Ihrer Daten zur Einleitung von Folgemaßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Datenweitergabe ausschließlich, sofern Sie hierin einwilligen oder sofern dies gemäß § 9 Abs. 1 und Abs. 4 HinSchG legitimiert ist.

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kann es in Einzelfällen zu einer Weitergabe Ihrer Daten an Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie unseren externen Rechtsbeistand kommen. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt in diesem Zusammenhang nicht.

Speicherdauer/Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abschluss des Verfahrens zu Dokumentationszwecken über drei Jahre auf (§ 11 Abs. 5 HinSchG) aufbewahrt. In Ausnahmefällen kann es zu einer längeren Aufbewahrung kommen, sofern andere Rechtsvorschriften eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.

Ihre Datenschutzrechte
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des jeweils Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an folgende Kontaktadresse:

info@dr-stankewitz.de

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragten der BREBAU GmbH steht Ihnen gerne für Auskünfte zum Thema Datenschutz unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

datenschutz nord GmbH

E-Mail: office@datenschutz-nord.de

Tel.: +49 421 69 66 32-0